Vollständige und flexible Zeiterfassung mit heureka Chronos

Die Buchung von acht Arbeitsstunden auf mehrere unterschiedliche Projekte mit jeweils unterschiedlichen Tätigkeiten kann sehr aufwändig, zeitintensiv und unübersichtlich sein. Nur selten stoppen Mitarbeiter ihre Zeit mit einer Stoppuhr oder notieren sich vollständig die Arbeitszeiten zu jedem Projekt. Genau aus diesem Grund haben wir eine Lösung entwickelt: Chronos

Johannes Ross, 20.05.2019

Was ist Chronos?
Chronos ist eine Web-Applikation, die Ihre Zeiterfassung so einfach wie noch nie macht. Mit Chronos können Sie Ihre Tätigkeiten schnell und übersichtlich erfassen. Die bequeme Bedienung in Kombination mit einer direkten Datenspeicherung in Ihr System, kann Ihren Arbeitstag wesentlich erleichtern und Ihrer Arbeitsproduktivität steigern. Chronos bietet Ihnen folgende Vorteile:

• Eine schnelle und einfache Bedienung führt zu zeitnahen Buchungen ohne mehr Aufwand.
• Durch viel Übersicht, auch über vergangene Buchungen, behalten Sie Ihre Buchungen immer im Blick. So können doppelte oder fehlerhafte Buchungen leicht vermieden werden.
• Bereits gespeicherte Buchungen können kopiert werden, sodass Sie Ihre Arbeit von gestern schnell wiederaufnehmen können.
• Buchungen können in mehrere Systeme gespeichert werden, mit Hilfe von nur einer Applikation. Dadurch wird Ihr Workflow vereinfacht und beschleunigt.

Der Datenfluss von Chronos
In der folgenden Abbildung wird Ihnen in einem Schaubild verdeutlicht, wie Chronos Ihre Daten verarbeitet.


Abbildung 1: Der Datenfluss von Chronos

Zu Beginn werden die Projekte und vergangenen Buchungen aus den Zeitsystemen ausgelesen. In unserem Fall, gibt es zwei Zeitsysteme. Nun können Sie mit Hilfe dieser Daten Ihre eigenen Zeitbuchungen hinzufügen. Wenn Sie Ihre Zeitbuchungen speichern, überträgt Chronos diese in Ihre Systeme. Nun können Sie wie gewohnt, in diesen Systemen Ihre Projektabrechnungen erstellen.

Datensätze
Chronos speichert Ihre Daten in einzelne Datensätze ab, während Ihre Buchungen noch aktiv sind.


Abbildung 2: Arbeitszeiterfassung mit Projekten, Rollen, Beschreibung der Tätigkeiten und Uhrzeiten

Ihre Datensätze bestehen aus:

• Projektname
• Tätigkeit
• Rechnungstext
• Beschreibung für interne Informationen
• Start und Ende der Tätigkeit und der errechneten Dauer

Der Projektname ist der direkte Verweis auf eines ihrer Projekte. Sie können dabei entweder im Dropdown ein Projekt auswählen oder mit der integrierten Suchfunktion suchen.

Die Projekte können aus mehreren unterschiedlichen Backend-Systemen ausgelesen werden. Die Multifunktionalität von Chronos bietet beim Buchen einen immensen Zeitvorteil. Statt Ihre Zeiten aufwendig in mehrere Programme einzutragen, können Sie das nun zentral mit Chronos erledigen. Wir verwenden zum Beispiel und unser Enterprise Resource Planning System work4all.

Tätigkeiten bilden unterschiedliche Kompetenzen ab, z.B. einfache Tätigkeiten wie Artikelpflege, Vor-Ort Dienstleistungen, Programmierleistungen oder Projektsteuerung. Es ist auch nicht unüblich, dass an den unterschiedlichen Tätigkeiten getrennte Freigaben oder Tagessätze hinterlegen sind.

Im Rechnungstext führt der Mitarbeiter seine detaillierten Leistungen auf und kann sie durch interne Erläuterung ergänzen.

Ihre Zeiten werden entweder mit Hilfe der eingebauten Stoppuhr festgehalten oder Sie erfassen die Start- und Endzeiten manuell. Nach Eingabe der Felder und Speicherung des Datensatzes wird die Dauer automatisch berechnet.

Die Gesamtdauer Ihres Arbeitstages sehen Sie unten in der Zeile „Gesamtdauer“. Hier wird die Dauer von jedem Datensatz genommen und addiert. Dies ermöglicht Ihnen einen einfachen Überblick und Sie können kontrollieren, ob alle Zeiten vollständig erfasst wurden.

Wenn Sie wiederkehrende Tätigkeiten haben, können Sie diese oben rechts unter „Vergangene Zeitbuchungen“ einfach finden und übernehmen. Dies wird die gewählte Zeitbuchung kopieren und aktivieren.

Arbeitserfassung in Echtzeit
Neben der manuellen Zeiterfassung können Sie über den Timer auch während der Arbeit die Zeit protokollieren. Wenn es schnell gehen muss, drücken Sie einfach auf den grünen Startknopf und pflegen später noch Projekte und Beschreibungen nach.

Zusammenfassen
Am Ende des Tages haben die Mitarbeiter auf unterschiedliche Projekte ihre Zeiten gebucht. Häufig hat man aber auch die selbe Aufgabe unterbrechen müssen und später weiterbearbeitet. Dadurch würden viele Zeitbuchungen in Ihrem Controlling Werkzeug aufgeführt werden. Chronos hilft Ihnen, die Übersicht zu behalten.

Wenn der Mitarbeiter seine Zeitbuchungen übernehmen möchte, werden durch das Drücken des „Zusammenfassen“ Buttons alle Ihre Zeitbuchungen des Tages zusammengefasst und übersichtlich aufgelistet. Alle Datensätze mit dem gleichen Projektnamen, der gleichen Tätigkeit und demselben Rechnungstext werden dabei zu einem einzigen Datensatz und die entsprechenden Arbeitszeiten addiert.


Abbildung 3: Gleiche Daten werden automatisch zusammengefasst

Speichern
Bevor Sie die zusammengefassten Zeiten in Ihr System übernehmen können, validiert Chronos die Buchungen für Sie: Wurden korrekte Projekte und Tätigkeiten gewählt, sind Texte und Zeiten valide? Ihre persönlichen Anforderungen können dabei berücksichtigt werden. Wenn alles passt, sind zwei Klicks später die Daten übernommen und können in Chronos nicht mehr geändert werden.

Sie können aber natürlich weitere Zeitbuchungen erfassen und diese nachträglich übernehmen.

Benutzerübersicht
Alle nicht zusammengefassten und übernommenen Buchungen können Sie in der Benutzerübersicht sehen. Es ist möglich, über individuelle Berechtigungen auch die Sichtbarkeit für andere Mitarbeiter zu steuern, z.B. könnte der Teamleiter alle nicht gebuchten Zeitbuchungen seiner Mitarbeiter einsehen.

Chronos warnt Ihre Mitarbeiter auch, wenn noch nicht übernommene Aufwände im System vorhanden sind. So verlieren Sie keine Buchungen und können zeitnah und vollständig Ihre Abrechnungen erstellen.


Abbildung 4: Benutzerübersicht mit mehreren Buchungen und einem Buchungshinweis

Ihr individuelles Chronos
Die Arbeitszeiterfassung ist für Ihre Mitarbeiter nur dann komfortabel, wenn die richtigen Schnittstellen vorhanden sind. Egal ob Ihre individuelle Lohnbuchhaltung, Excel, SAP oder direkt in Ihre Datenbank – wir individualisieren Ihr Chronos wie Sie es benötigen.