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Moderne E-Mail-Marketing-Systeme wie Inxmail oder die Salesforce Marketing Cloud sind bereits mit verschiedenen Möglichkeiten zur einfachen Abonnentenverwaltung ausgestattet. Häufig reichen die systemeigenen Optionen aber nicht aus, um die E-Mail-Wünsche der Kunden vollständig abzubilden.

Dirk Wöhr, 03.04.2019

Der Grund dafür ist in den meisten Fällen das Fehlen von Daten. Das liegt daran, dass in den E-Mail-Marketingsystemen in der Regel nicht alle Daten aus dem CRM-System vorhanden sind.
Viele Kunde möchten nicht alle Daten aus ihren CRM-Systemen in das E-Mail-Marketing-System spiegeln. Das kann datenschutzrechtliche Gründe haben oder auch einfach die Leistungsgrenze der Marketingsysteme überschreiten. Inxmail hat beispielsweise nur eine flache Datenhierarchie. Beziehungen zwischen Daten können hier überhaupt nicht dargestellt werden.
Hier kommen Preference Center-Lösungen ins Spiel.
Ein Preference Center kann dem Kunden Daten aus beiden Systemen anzeigen und gibt dem Kunden die Möglichkeit, die Daten dort selbst zu verwalten. Sensible Kundendaten bleiben weiterhin im CRM und die Verwaltung der abonnierten Newsletter wird dem E-Mail-System übertragen.
Die Umsetzung eines Preference Centers findet entweder im bestehenden CRM statt, kann eine Landing-Page im E-Mail-System sein oder kann auf einem Drittsystem wie dem heureka Integration Service (hIS) laufen, das sich dann um die Synchronisierung der Daten zwischen beiden System kümmert.

Preference Center als Landing-Page

Bei der Umsetzung als Landing-Page im E-Mail-System muss sichergestellt werden, dass beide Systeme miteinander kommunizieren können. Hierfür muss das CRM entweder eine API bieten, die von der Landingpage genutzt werden kann oder es müssen ergänzende Daten an das E-Mail-System übertragen werden.
Die Nachteile dieser Lösung sind entweder die zusätzliche Datenhaltung im E-Mail-System oder auch die Echtzeitübertragung über die API. Bei zusätzlicher Datenhaltung im E-Mail-System müssen die Daten ständig auf Stand gehalten werden, was je nach System oft sehr lange dauern kann. In extremen Fällen werden deshalb oft nur einmal pro Tag die Daten synchronisiert. Wenn die Daten in Echtzeit abgerufen werden ist die Landing-Page vom liefernden System abhängig, was je nach System auch wieder längere Wartezeiten für den Enduser bedeuten kann.
Neben diesen beiden Problemen kann bei der Landing-Page-Lösung auch die Programmierung der Landing-Page ein Hindernis sein, da man hier auf die Möglichkeiten, die das E-Mail-System zur Verfügung stellt, beschränkt ist.

Preference Center im CRM

Bei einer Umsetzung im CRM entfällt die Übertragung von ergänzenden Daten an das E-Mail-System. Lediglich die Zuordnungen zu Mailinglisten, Informationen für Triggermails oder Daten wie z.B. persönliche Anreden, die dynamisch in Newsletter eingebunden werden, müssen so noch an das E-Mail-System gesendet werden.
Wie bei der Landing-Page-Lösung ist man hier auch wieder auf die Möglichkeiten des CRMs angewiesen. Sollte dieses keine Module für externe Zugriffe erlauben, ist die Umsetzung nicht möglich. In der Regel findet man diese Implementierungen nur für cloudbasierte CRMs, wie z.B. die Sales Cloud von Salesforce.
Nachteile dieser Implementierung bestehen in der Aussteuerung von Double-Opt-In-Mails (DOI). Diese müssen nach Registrierung entweder:

• ans E-Mail-System übergeben und nach erfolgreicher Bestätigung ins CRM-System synchronisiert werden oder

• durch das CRM-System selbst versendet werden. In diesem Fall ist das komplette DOI Handling im CRM zu implementieren, sofern keine originäre Logik dafür zur Verfügung steht.

Preference Center im heureka Integration Service

Beim Hosting des Preference Centers auf dem heureka Integration Service (hIS) fallen die Einschränkungen nicht mehr ins Gewicht, da der hIS ein eigenständiger Webserver ist, der unabhängig von den verwendeten Systemen programmiert werden kann. Lediglich eine API-Anbindung zum CRM ist nötig. Die Anbindung kann über REST- oder SOAP-Schnittstellen, Java-APIs oder herkömmliche Web-Schnittstellen erfolgen.
Durch die Positionierung des hIS im internen Netz können auch nicht cloudbasierte CRM-Systeme wie SAP CRM problemlos angebunden werden.
Das Preference Center im hIS ist an beide Systeme angebunden und kann in Echtzeit alle Änderungen des Kunden an beide System übertragen und auch aktuelle Informationen konsolidiert anzeigen. Änderungen des Kunden im jeweiligen System sind so nicht mehr von Datenabgleichen oder den Möglichkeiten des E-Mail-Systems oder des CRMs abhängig, sondern können direkt an beide Systeme übermittelt werden.
Neben der Echtzeitübertragung der geänderten Daten kann der hIS selbstverständlich auch komplexere Datenabgleich zwischen beiden System durchführen. So kann sichergestellt werden, dass geänderte Abo-Optionen, die von Kundenbetreuern im CRM vorgenommen oder auch automatisch gesetzt werden, wieder im E-Mail-System landen.
Dasselbe gilt für Änderungen die direkt im E-Mail-System erfolgen. Darunter fallen zum Beispiel direkte Abmeldungen aus der E-Mail, die auf eine Landing-Page im E-Mail-System führen. Diese Abmeldungen müssen nachträglich wieder zurück ins CRM übertragen werden, damit auch dort ersichtlich ist, welche Newsletter die Kunden abonniert haben.


Dies ist nur eine der vielen Möglichkeiten, den heureka Integration Service einzusetzen. Bei Detailfragen nehmen Sie gern mit uns Kontakt auf.