Inxmail: Nutzen durch Integrationen optimieren

Inxmail ist eines der führenden E-Mail-Marketing-Systeme in Europa und bietet eine ganze Reihe an Automatisierungen und Reporting-Optionen. Doch in den meisten Unternehmen ist Inxmail nur eine Ergänzung zu vorhandenen CRM-Systemen und weiteren Tools zur Datenhaltung und zum Reporting. Die Integration in die bestehende Infrastruktur erfolgt über die Inxmail API, die sowohl über SOAP und REST angesprochen werden, als auch in Java und .NET-Umgebungen integriert werden kann. Damit steht der Integration in die meisten Systeme nichts im Wege.

Dirk Wöhr, 14.08.2018

Integration in vorhandene CRM-Systeme

Inxmail bietet von Haus aus die Möglichkeit, Abonnenten zu verwalten, aber in der Regel ist das CRM-System des Unternehmens das führende System und Inxmail dient nur als Tool zur Versandautomatisierung. Hier kommt die Inxmail-API in Spiel.

Die größte Hürde bei der Integration in CRM-Systeme ist die Synchronisierung der beiden Systeme. Hier gibt es verschiedene Lösungsansätze.

Datenübertragung in Echtzeit

Ein Ansatz wäre ein Datenabgleich in Echtzeit. Hier werden An- und Abmeldungen, die von Empfängern ausgelöst werden sofort in beide Systeme übertragen, um sicherzustellen, dass spätere Abgleiche des Gesamtbestandes nicht zu Unstimmigkeiten führen.

Der grundsätzliche Ablauf sieht dann wie folgt aus:





Der Nachteil dieser Lösung ist, dass die Implementierung deutlich komplexer ist, da besonders Abmeldungen aufgrund der gesetzlichen Lage ständig in beiden Systemen auf dem Laufenden gehalten werden müssen.

Daraus resultiert der Vorteil, dass Inxmail-Versände ohne Abgleich stattfinden können und lediglich Änderungen, die von Sachbearbeitern im CRM vorgenommen werden nicht synchron in Inxmail ankommen.

Ein weiterer Nachteil dieser Lösung sind mögliche Konflikte, die bei einer parallelen Bearbeitung in beiden Systemen auftreten können. Beispielsweise wenn ein Sachbearbeiter im CRM einen Datensatz bearbeitet und der Kunde zur selben Zeit Änderungen an Inxmail übermittelt. In diesem Fall empfiehlt es sich, die aufgetretenen Konflikte zu protokollieren und individuell zu verifizieren.

Asynchrone Datenhaltung

Bei einer asynchronen Datenhaltung wird Inxmail als reines Versandsystem genutzt und die gesamte Verwaltung der Kundendaten findet komplett im CRM-System statt. Die Daten des CRM-Systemes werden nur noch in regelmäßigen Abständen zu Inxmail abgeglichen.

Da Inxmail bei dieser Lösung nur das sekundäre System ist, entsteht der Nachteil, dass vor allem Abmeldungen nicht automatisch in Inxmail registriert werden. Vor Versänden sollte hier darum zwingend ein Abgleich stattfinden. Automatisch ausgelöste Mails sollten deshalb nicht von Inxmail gestartet werden, sondern immer vom führenden System.

Der Vorteil dieser Implementierung ist die geringere Komplexität, da es nicht mehr nötig ist, beide Systeme auf dem Laufenden zu halten.

Die automatisierte Koppelung von CRM und Email-Marketing stellt eine essentielle Voraussetzung für eine gesetzeskonforme Anwendung und flexible Ausnutzung der enormen Potentiale des Email-Marketings dar. Somit vermeiden Sie Dateninkonsistenzen und aufwendige manuelle Arbeitsschritte.

Die Auswahl der für Ihren Anwendungsfall optimalen Lösung erfolgt nach Analyse Ihrer Anforderungen und bestehenden Abläufe gemeinsam mit unseren Consultants. Eine detaillierte Konzeption bildet dann die Grundlage für eine effiziente Umsetzung des Projektes.

Selektion von anzuschreibenden Kunden/Interessenten

Bei parallel arbeitenden Systemen, muss eine Entscheidung getroffen werden, wie die Empfänger selektiert werden. Auch hier gibt es unterschiedliche Lösungsansätze. Welcher Weg hier der ideale ist, hängt auch von der gewählten Methode des Datenabgleichs ab.

Mögliche Selektionsmethoden wären:

Direkter Abgleich in Empfängerlisten

Hier werden die Empfänger direkt aus dem CRM in Inxmail-Listen übertragen. Die Listen müssen allerdings vor jedem Versand gezielt abgeglichen werden. Der Vorteil von statischen Listen ist die Möglichkeit, schnell ad hoc Listen für einmalige Events zu erstellen. Zusätzlich kann so die Menge an übertragenen Daten in Inxmail gering gehalten werden. Nachteil ist, dass die Listen so ständig aktuell gehalten werden müssen.

Selektion in Inxmail mit dynamischen Listen und Zielgruppen.

Hier überlässt man die Selektion der Empfänger Inxmail. Die Listen in Inxmail werden automatisch aus der Gesamtmenge an Empfängern über Filter befüllt. Dazu können vordefinierte Zielgruppen oder auch einfache Filter verwendet werden. Die für die Selektion benötigten Daten müssen hierfür an Inxmail übertragen werden. Dafür entfällt der Vorgang, die Listen aktuell zu halten, da dies automatisch über die Gesamtmenge und die dynamischen Filter geschieht.

heureka Integration Service

heureka bietet mit dem heureka Integration Service (hIS) für beide Arten der Datenhaltung eine Lösung. Im hIS werden Datenabgleiche, Reporting oder auch die Auflösung von Konflikten gesteuert. Inxmail ist dabei nicht das einzige Zielsystem, sondern es können auch beliebige andere Dienste wie die Salesforce Marketing Cloud an den hIS angebunden werden, solange sie über eine offen ansprechbare Schnittstelle verfügen.

Neben den reinen Kundendaten, verwaltet der hIS auch Metadaten, wie An- und Abmeldungen, Bounces, Clicks oder Öffnungsraten, die bei Bedarf ebenfalls ins angeschlossene CRM übermittelt werden können.

Double-Opt-In und Preference Center

Inxmail bietet selbstverständlich eine Option, Anmeldungen mit Double-Opt-In (DOI) zu steuern. Um die Abonnenten bei einem großen Angebot an Themen nicht mit endlosen DOI-Mails zu jedem Thema zu überhäufen, kann im hIS ein Preference-Center eingerichtet werden, das die thematischen Präferenzen der Abonnenten unabhängig vom DOI-Prozess steuert. Der Abonnent muss so nicht mehr zu jedem Thema sein Einverständnis erteilen, sondern kann selbst das Angebot an Newslettern und Infomails steuern.

Erweitertes Reporting

Inxmail bietet bereits eine Reihe von Reports an. Oft reichen diese aber nicht aus, um alle Zusammenhänge abzubilden und diese dauerhaft zu speichern. Dazu können diese Reports aus Inxmail heruntergeladen werden und für die weitere Analyse in angeschlossenen Reporting- oder CRM-Systemen weiterverwendet werden. Auch eine Integration in ein Marketing Data Warehouse ist somit problemlos möglich.

Den prinzipiellen Ablauf veranschaulicht folgende Grafik:



Der Umfang der extrahierten Daten lässt sich dabei frei konfigurieren. So lassen sich beispielsweise Soft- / Hardbounces, Klickraten oder auch An- und Abmeldungen erfassen. Die Methoden, diese Daten zu erfassen sind dabei sehr vielseitig. Zum einen können die Inxmail-Eigenen Reports ausgelesen werden oder auch Daten direkt über die API erfasst werden.

Steuerung der Automatisierung von externen Systemen

Sobald es Abhängigkeiten von externen System gibt, reichen die internen Automatisierungslösungen von Inxmail meistens nicht mehr aus. Beispielhafte Lösungsmöglichkeiten sind hier:

Extern gesteuerte Triggermailings

Hier werden Inxmail-Triggermailings von externen Events getriggert. Beispielsweise durch das Anlegen neuer Empfänger in Mailinglisten. Diese Methode eignet sich besonders für Echtzeit-Mailings, die individuell an Empfänger gesendet werden.

Direktes Anstoßen eines Mailversandes

Bei dieser Methode wird ein regulärer Versand über die API angestoßen. Diese Variante ist besonders bei einer asynchronen Datenhaltung zu empfehlen, da der Versand hier an einen Empfängerabgleich mit dem CRM gekoppelt werden kann. So wird gewährleistet, dass ein Versand erst nach einem erfolgreichen Abgleich stattfindet.

Versand mit Anhängen

Auch hier kommen Triggermailings zum Einsatz. Im Gegensatz zu herkömmlichen Triggermailings, muss hier allerdings gewährleistet werden, dass die Anhänge in Inxmail bereits angelegt wurden, bevor der Trigger greift. Das externe System muss hierzu die Dokumente vorproduzieren und an Inxmail übermitteln.

Inxmail und der heureka Integration Service als Basis Ihrer Marketing Automation

Durch die flexiblen Integrationsmöglichkeiten der Inxmail API und den leistungsstarken Funktionalitäten des heureka Integration Service (hIS) sind Kunden optimal für eine Automatisierung Ihrer Marketing Abläufe vorbereitet. Dadurch gelingt eine individuelle, schnelle und robuste Abbildung individueller Prozesse und die Integration mit bestehenden IT-Systemen, wie CRM und Data Warehouse Lösungen.


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Dirk Wöhr
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